عند نهاية كل فترة مالية، يقوم المحاسب بعملية إقفال لجميع الحسابات لضمان دقة القوائم المالية، ومن بين هذه الحسابات حسابات السلف المصروفة للموظفين. هذه السلف تُعتبر من الأدوات المهمة لتسيير الأعمال اليومية، حيث يحصل الموظف على مبالغ لتغطية مصاريف نثرية أو لتأمين احتياجات عاجلة لا تحتمل التأجيل.
موضوعات جديدة
لكن أحيانًا لا تكون هذه السلف مرتبطة بمصروفات وقتية فقط، بل تستمر بشكل متواصل على مدار نشاط المشروع، مثل السلف المخصصة لفروع الشركة في مدن مختلفة. وهنا يبرز السؤال: كيف يتم التعامل مع هذا النوع من السلف المستمرة في الإقفال المالي؟
إقفال سلف الموظفين المستمرة
الهدف من إقفال السلفة معرفة المصروفات التي تم دفعها من خلال السلفة، وبالتالي يتطلب الأمر تسجيلها في الحسابات المخصصة للمصروفات، مثل حساب مصروفات المحروقات وحساب مصروفات أدوات مكتبية وحساب مصروفات الضيافة، حيث في نهاية الفترة المالية يجب إقفال سلف الموظفين بموجب الفواتير والمستندات التي تم صرفها فعلاً. أما في حال السلف المستمرة للموظفين يتم إجراء الاستعاضة عن المبلغ المدفوع.
على سبيل المثال تم صرف سلفة للموظف بمبلغ 10 آلاف، وفي نهاية الفترة المالية أن مبلغ المنصرف الفعلي من السلفة 7000 والمتبقي منها 3000، في مثل هذه الحالات يتم إجراء الاستعاضة عن مبلغ 7000 يتم دفعه كسلفة مستمرة للموظف، واستكمال خطوة تسجيل المصروفات بموجب الفواتير والمستندات عن المبلغ المنصرف الفعلي من السلفة.
آلية الإقفال في نهاية الفترة
للسلف قصيرة المدى: يتم إقفالها عبر تسويتها بمصاريف تشغيلية مثبتة بمستندات رسمية أو خصمها من مستحقات الموظف.
للسلف المستمرة:
لا يتم إقفال الحساب بالكامل، بل يعامل كحساب جاري مفتوح مع إعادة ترحيل رصيده إلى الفترة المالية الجديدة.
يتم عمل مطابقة ومراجعة دورية للتأكد من أن المصروفات المسددة من هذه السلف حقيقية ومرتبطة بالنشاط.
يفضل أن يتم تحديد سقف لكل سلفة مستمرة، مع اعتمادها من الإدارة المالية بشكل دوري.
نموذج سلف الموظفين
يساعدك النموذج في متابعة جميع أنواع سلف الموظفين، حيث يمكنك من تحديد نوع كل سلفة إذا كانت مؤقتة أو دائمة “مستمرة”، وكذلك تسجيل معاملة تسديد وتسوية السلفة من إدخال تاريخ السداد ومبلغ السداد، بهدف الوصول إلى معرفة رصيد السلفة المسددة والمتبقية بشكل تلقائي.
